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    文件、载体智能存放柜技术方案2021-06-17

    文件、载体智能存放柜技术方案

    一、用户需求

    现有涉密文件和移动存储载体在使用过程中,存在手工登记台账耗工耗时、领用情况不直观、逾期使用无法及时发现、手工盘点工作量大等问题。

       我公司采用软、硬件自主研发成果,结合微电子电路控制、射频天线、电子标签、身份识别等成熟技术开发的涉密载体集中存放管控系统可完全解决上述问题,满足用户实际使用需求。系统根据用户的秘级设定对涉密载体的各种使用状态进行全过程记录。后台管理软件支持文件智能识别录入、跟踪定位、关键字检索、借阅管理、文件回收、归还提醒、违规报警等功能要求。通过自动盘点可生成电子台账。在节约人力资源的同时可大幅提升用户单位对涉密载体的管理效率和水平。

    二、系统概述

    2.1硬件构成

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    2.2功能框图

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    后台登记:系统管理员通过后台管理软件将涉密公文和涉密载体基本信息录入系统,设置好管理取用权限,对每份公文和载体粘贴电子标签,并放入存放柜内。

    自助存放:通过系统软件进行自助借用申请,归还。

    实时监控:监控中心实时监控全部公文、载体的存放、取走情况和报警信息;各业务部门实时监控本业务部门的文件、载体使用情况和报警信息,及时发现并纠正问题。

    违规报警:监控中心实时监控文件的借阅、归还使用情况,对超过借阅期限的文件进行报警提示。

    文件回收:系统管理员可按照每年半年或每年度或根据条件查询,对涉密公文进行一次性回收,并做系统注销标识。

    综合查询:系统管理员通过综合查询可以查询柜门使用情况,文件使用日志、违规记录查询、载体使用日志。



    2.3工作流示意图

    2.3.1自助存放流示意图

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    2.3.2文件回收流示意图

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    2.3.2违规报警流示意图

    文件载体超时未回报警

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    柜门超时未关或撬门报警

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    三、硬件设计

    文件柜(主柜)硬件主要:控制单元和存放单元组成。控制单元包括:触摸屏、指纹采集器、电源、交换机、RFID读写器、主控器;存放单元包括:柜体、门控电路板、液晶名片、射频天线、UHF电子标签组成。

    载体柜(从柜)硬件主要由:柜体、主控器、门控电路板、RFID读写器、射频天线、液晶名片、抗金属UHF电子标签组成。

    其中通用设备采用成熟产品,控制电路全部自主研发、设计、生产。

    监控中心包括:70寸触摸屏、智能文件载体存放柜实时监控管理系统。

    3.1文件/载体柜硬件系统功能

    1)一组文件柜由1个控制单元和6个存放单元组成,每个存放单元可存放150份文件,一组文件件可存放900份文件;

    一组载体柜由12个柜门组成,通过软件配置使柜门与使用人对应。可用于存放笔记本电脑、移动硬盘、U 盘、照相机、录音笔等涉密载体。

    2)使用人在控制单元指纹采集器输入指纹即可打开指定柜门;

    3)每个文件/载体粘贴一个或多个UHF电子标签做为文件/载体标识,通过电子标签文件/载体柜可判断文件/载体是否在位。使用人通过指纹打开柜门归还、借阅文件,关闭柜门后系统自动盘点并将操作信息(开门、关门、文件数量等)上传到服务器。

    4)使用人忘记关门,文件柜/载体柜会发出提示音,提示关门。若柜门被撬,文件柜/载体本地和监控中心会同时发出报警声。

    5)柜内文件/载体盘点准确率100%;

    6)文件柜控制单元与服务器中断连接后,触摸屏和指纹采集器可直接控制柜门的开关和文件柜数据存储,待与服务器恢复连接后,触摸屏数据回传到服务器保存。

    7)保密室安装两台70寸触摸一体机,用于安装监控管理软件,实现后台登记、实时图形显示(开、关门状态;文件/载体状态;文件/载体状态统计)、违规报警等功能

    8)每个柜门上配置有液晶名片,可用于显示组名或人名,柜门编号、文件总数、在位数量、取走数量。

    3.2柜体设计

    3.2.1文件柜柜体设计

    本方案文件柜体整体采用1.5MM冷轧钢板,内部及表面做磷化防锈、采用灰白色塑粉做防静电喷塑处理。设计尺寸为:2000(高)*1200(宽)*420(深),每组柜体分为两大区域:中控单元区域和存放柜区域,存放柜区域分三层,每层2个小柜门,共6 个小柜门。每个小柜门分上下两层、每层高25公分,每个小柜门可存放 A4 规格文件 150 份,故每组格最多可存放900份文件。每个柜门均配置液晶名片。


    文件柜示意图

    3.2.2载体柜柜体设计

    本方案载体柜体整体采用1.5MM冷轧钢板,内部及表面做磷化防锈、采用灰白色塑粉做防静电喷塑处理。设计尺寸为:2000(高)*1200(宽)*420(深)深度可根据用户实际存放需求增至500MM深,每组柜分6层,每层2个柜门,每柜门内置可调节隔板一块,内部挂钩设计(可挂置U盘等小体积载体),每个柜门均配置液晶名片。

    载体柜结构图

    四、软件设计

    4.1开发环境

    软件开发环境列表

    软件平台操作系统架构数据库开发工具

    触摸屏Windows10及以上基于网络的C/S架构MysqlVisual C#

    监控中心Windows10及以上基于网络的B/S架构MysqlJAVA C++

    4.2文件柜软件系统功能

    4.2.1登录

    系统管理员通过浏览器在地址栏中输入http://服务器IP地址:8080/html/login 进入如下图所示界面,输入用户名和密码登录进入系统。根据不同的用户角色进入的系统界面不同。



    4.2.2功能组成

    文件柜软件功能包括:

    1)实时监控:通过图形方式显示柜门的开启、关闭、柜门内存放的文件数量、在位数量、文件数量统计

    2)系统基础设置包含年度管理、人员管理、文件类别维护、文件秘级管理、智能文件柜管理功能

    3)登记文件:将接收到的文件按照文件的属性(标题,密级、发文日期、页数、份数、标签号、接收人单位、姓名、存放位置等关键属性)登记到系统中并存放到柜

    4)文件回收:每年半年或每年度,保密室回收一次涉密公文,在后台管理系统予以注销。

    5)综合查询包含文件柜开关门记录查询、文件查询、文件日志查询、超时未回查询;

    a)文件柜开关门记录查询:可以查询柜门的使用记录(什么时间,哪个使用人开启了柜门。)

    b)文件查询:可以按照标题、密级、使用人等关键字查询文件。

    c)文件日志查询:查询文件的使用轨迹查询(从进入系统后的每个操作节点记录。)

    6)违规报警:实时统计未按规定规定放回来的文件进行超时未回报警、并记录

    7)文件统计:实时统计文件总数、借阅中数量、已回收数量、超时未回数量)

    4.2.2.1年度管理

    用来标记文件是哪年度录入或者生成的,每个自然年第一次打开系统时自动创建年度。可按照年度统计文件数量。

    4.2.2.2人员管理


    字段:姓名,部门、职务(权限)、登录密码,指纹(需要采集指纹信息),柜门(可分配1个或多个柜门)

    权限分为:系统超级管理员,处室管理员、使用人员

    系统管理员在触摸屏可以同时开启多个柜门(

    1、初次登记完文件,将文件放入柜内时,在触摸屏上可同时打开待归档文件所在的柜门。

    2、回收文件时,在系统中导出了回收文件列表,在触摸屏上可同时打开回收文件所在柜门)

    4.2.2.3部门管理

    以“系统初始化”时的部门为父部门的基础上“创建“二级部”或“处室”,

    “删除”二级部或处室时如果部门下有人员信息提示“该部门下有人员,请先将人员删除后再次删除”

    4.2.2.4文件类别维护


    文件类别可通过页面添加、编辑、删除。文件类别有:通知,合同,命令、通报、简报、意见、决定、决议、会议纪要、请示、批复、综合性总结、工作情况报告、调查报告、计划、规划、工作要点等。

    4.2.2.5文件状态定义

    文件状态(待归档、已归档、借阅中 /超时未还、已归还、待回收、已回收)0待归档 1 已归档 2 借阅中 3超时未回 4 已归还 5待回收6已回收

    待归档:文件录入数据库中,未点击归档按钮,可进行重复编辑。(或者)

    已归档:点击归档后,文件信息不允许修改,文件入柜中并下发通知给接收人。

    借阅中:文件归档后方可借阅,借出后,文件状态为借阅中

    已归还:借阅人将文件归还入柜后,文件状态为已归还

    待回收:系统管员按照年度、半年或系统管理员自定义条件进行了文件回收操作。文件状态为待回收

    已回收:管理员取出文件进行物理销毁,操作销毁按钮后文件状态为已销毁。

    4.2.2.6文件秘级

    绝密:使用周期为1天(可设置)

    机密:使用周期为7天(可设置)

    秘密:使用周期为10天(可设置)

    内部:使用周期为30天(可设置)

    不同密级文件有不同的使用周期,文件被人借阅后按照文件密级周期确定归还期限。超过期限后记录并报警提示(B/S软件监控终端有超时未回统计数字(点击“超时未回数字”,可以显示详细列表)和声音报警(计算机提示音)。超时未回事件发生时,立即连续响三次(每三秒响一次)结束。)。

    4.2.3文件登记

    数据库字段:RFID电子标签号(自动生成:根据每次录入的第一个标签号自动增加1个编号的方式自动填写,)、标题、发文单位、文号、密级、文件类别、紧急程度、公文成文日期、份数、页数、接收人(超级管理员不包含在接收人中)、柜门号(根据接收人自动填充柜门号,柜门号规则:X(柜号)-Y(门号)-Z(位置号手写)备注。


    文件录入保存后文件的初始状态为“待归档“,超级管理员放入文件柜内根据检测结果将检测在位的文件置为“已归档”。

    按照文件属性进行“添加”、“编辑”,“删除”、“归档”(归档后文件记录不可以删除,可以进行销毁、如果文件进行了销毁对其文件进行“状态标记”)。

    4.2.4文件回收

    显示已回收文件总数

    文件销毁是指将文件进行碎纸或打浆前的档案柜清理操作,此工作由系统管理员进行操作:

    系统管理员进入回收界面,列出“已到期”文件(用户自定义文件保存期限),系统管理员手动选择(可以全选,单独勾选)已到期文件,点击“回收”按钮更新文件状态为“待回收”并导出报表。系统管理员到文件柜处输入指纹打开文件所在柜门后----取出文件------核实文件----关闭柜门后-系统盘点检查更新回收文件状态为“已回收”。



    4.2.5综合查询

    4.2.5.1文件柜开关门查询

    可以查询柜门的使用记录(什么时间,哪个使用人开启了柜门。)


    4.2.5.2文件查询

    可以按照标题、密级、使用人等关键字查询文件。



    4.2.5.3文件日志查询

    文件日志查询:查询文件的使用轨迹查询(从进入系统后的每个操作节点记录。)

    4.2.6文件统计

    文件总数汇总,当前文件汇总(实际存放数量),在位总数、当前借阅中汇总、超时未还。

    每个“柜门”上显示当前柜门在位数量。例如:48,柜体标题当前柜体内文件总数,取走数量720/480。

    4.2.7 C/S架构软件(触摸屏端软件)

    C/S架构软件采用C#开发语言及MYSQL数据库,安装在触摸屏上,使用人员进行借阅和归还文件。

    4.2.7.1登录(触摸屏端)


    使用人可以使用用户名+密码方式、或者使用指纹方式验证登录系统

    1、登录成功人员对应柜门自动打开,触摸屏显示该人员的“借阅/归还文件列表”,

    2、关闭柜门后系统自动检测取走/放回的文件。更新“借阅/归还文件列表”状态并显示。


    4.3载体柜的软件系统功能:

    软件采用B/S架构,采用MYSQL数据库,开发语言使用JAVA。安装在服务器上,系统管理员通过浏览器在地址栏中输入http://服务器IP地址:8080/html/login 进入如下图所示界面,输入用户名和密码登录进入系统。根据不同的用户角色进入的系统界面不同。

    登录界面

    4.3.1载体主监控界面


    主监控界面

    4.3.2系统设置

    在下图处右键单击弹出—“系统设置、综合查询”菜单,选择“系统设置”进入“系统设置”界面,本界面包括:部门处室信息管理、载体密级设置、载体类别管理、保密柜信息管理、涉密载体信息管理、使用人信息管理、账号安全(修改本账号密码)。


    4.3.2.1处室信息管理

    进入“系统设置界面”后,通过点击左侧菜单“部门处室”进入处室信息页面,在本页面进行“本部门处室信息”增加、编辑、删除。



    4.3.2.2载体密级设置

    初始化载体安全等级用于标识载体的密级和对应的超时未回周期。在系统确定载体超时未回的情况下,将记录载体状态为超时未回并自动提示报警。



    4.3.2.3载体类别管理

    本系统可以针对多种载体类型进行集中管理,初始化图标后可以容易区分载体。


    4.3.2.4保密柜信息管理

    进入“系统设置”界面后,通过点击左侧菜单“保密柜”进入保密柜信息页面,在本页面进行“保密柜信息”增加、编辑、删除。


    4.3.2.5使用人信息管理

    进入“系统设置”界面后,通过点击左侧菜单“使用人”进入使用人信息页面,在本页面进行“使用人信息”增加、编辑、删除、查询(通过查询快速定位到具体的使用人位置,然后进行编辑)。


    4.3.2.6载体登记

    进入“系统设置”界面后,通过点击左侧菜单“涉密载体”进入涉密载体信息页面,在本页面进行“涉密载体信息”增加、编辑、删除、查询(通过查询快速定位到具体的卡片位置,然后进行编辑)。

    4.3.3综合查询


    在上图处右键单击弹出—“系统设置、综合查询”菜单,选择“综合查询”进入“综合查询”界面,本界面包括:开关柜门查询、载体存放查询、借出载体查询、授权历史统计。

    4.3.3.1开关门记录查询

    进入“综合查询”界面后,通过点击左侧菜单“开关柜门查询”进入开关柜门查询页面,系统管理员可以按照柜体、柜门、时间段组合查询想要的记录并生成电子报表。


    4.3.3.2载体存放查询

    进入“综合查询”界面后,通过点击左侧菜单“载体存放查询”进入载体存放查询页面,系统管理员可以按照使用单位、载体编号查询想要的记录并生成电子报表。

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